Unidade organizacional

Comissão de Inventário Físico Descentralizado de Bens Móveis

CIPROP
Portal PROPLAD
06/02/2020 - 15:19 - atualizado em 06/07/2020 - 15:59

A Comissão de Inventário Físico Patrimonial Descentralizado de Bens Móveis no âmbito da Universidade Federal de Uberlândia (CIPROP), tem a finalidade de coordenar o processo de inventário geral de bens da Universidade Federal de Uberlândia, conforme disposto no artigo 2º da Resolução nº 02/2012 - Conselho Diretor.

LINKS INVENTÁRIO EVENTUAL 2020:

 

PERGUNTAS FREQUENTES:

 

  1. O que é o inventário?

Trata-se da verificação da existência e localização dos bens móveis, possibilitando a atualização de responsabilidade da carga patrimonial e contribuindo para uma melhor eficiência e transparência da gestão de patrimônio da Universidade Federal de Uberlândia.

 

  1. Quem deve realizar o inventário?

Todas as Unidades Acadêmicas, Órgãos Administrativos, Unidades Especiais de Ensino e Órgãos Suplementares da estrutura organizacional da Universidade.

 

  1. Quais bens devem ser inventariados?

Todos os bens que se enquadram nas características de material permanente.

 

  1. O que é material permanente?

Antes de mais nada, é preciso entender a diferença entre material de consumo e material permanente:

I - Material de Consumo: aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei nº 4.320/1964, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos;

II - Material Permanente: aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.

Assim, um material é considerado de consumo caso atenda um, e pelo menos um, dos critérios a seguir:

  1. Critério da Durabilidade: se em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
  2. Critério da Fragilidade: se sua estrutura for quebradiça, deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade;
  3. Critério da Perecibilidade: se está sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou se deteriora ou perde sua característica pelo uso normal;
  4. Critério da Incorporabilidade: se está destinado à incorporação a outro bem, e não pode ser retirado sem prejuízo das características físicas e funcionais do principal. Pode ser utilizado para a constituição de novos bens, melhoria ou adições complementares de bens em utilização, ou para a reposição de peças para manutenção do seu uso normal que contenham a mesma configuração;
  5. Critério da Transformabilidade: se foi adquirido para fim de transformação.

 

  1. Quando o inventário eventual deve ser realizado?

O inventário físico eventual inicia-se no dia 03 de fevereiro de 2020, conforme OFÍCIO CIRCULAR Nº 3/2020/PROPLAD/REITO-UFU, e terá duração máxima de 120 dias corridos, sendo 90 dias para a realização do levantamento físico e 30 dias para os ajustes necessários.

*Atualização: Em virtude da pandemia COVID-19 o prazo final foi prorrogado para o dia 31 de julho de 2020. 

 

  1. Quais os procedimentos devo adotar para realização do inventário?

Todos os procedimentos e prazos estão dispostos no Tutorial do Inventário Eventual UFU 2020.

 

  1. Encontrei bens com etiqueta de BVM, qual procedimento adotar?

A sigla BVM (Bens de Valor Mínimo) foi usada no passado para o registro de bens cujo controle poderia ser realizado por relação carga (controle realizado por meio da relação do material de forma simplificada, medindo apenas aspectos qualitativos e quantitativos, não havendo necessidade de controle por meio de número patrimonial). Apesar do controle simplificado esses bens devem entrar no inventário. Portanto, solicita-se aos inventariantes o preenchimento da Planilha de Inventário - BVM, conforme orientações contidas na mesma, a qual deverá ser enviada conjuntamente com o relatório final de inventário no processo SEI! relacionado, conforme disposto no tutorial.

       

      8. Como solicitar coleta de bens com identificados como BVM ou que possuem número de patrimônio (lotes), mas estão lotados na DICDE?

  • Abrir processo no SEI:
  • Tipo de processo: Material:Recolhimento de Material ao Depósito;
  • Tipo de documento: Solicitação;
  • Informar a descrição dos bens, quantidade, localização e número de patrimônio (caso tenha - alguns bens contem apenas a placa BVM);e
  • Encaminhar processo para DIPAT 

 

      9.Encontrei no relatório de bens patrimoniais, retirado no STP, a coluna “Inventariado” já preenchida. O que fazer?

Essa informação é relativa a inventários anteriores. No passado, após o levantamento físico, a Divisão de Patrimônio atualizou as informações nos sistemas de controle. Entretanto, novo levantamento deverá ser realizado, por se tratar de outro procedimento de averiguação, atentando-se para as instruções contidas no Tutorial do Inventário Eventual UFU 2020.

 

      10.Encontrei bens que estão sem etiqueta patrimonial, qual procedimento adotar?

Primeiramente, conforme preconizado pela legislação vigente, todo bem em uso na instituição deverá ser tombado (registrado no controle patrimonial da instituição) e, portanto, precisa ser identificado e controlado, independentemente se a propriedade é de terceiros, ou de fundações ligadas à Universidade.  Sendo assim, é imprescindível identificar a origem do equipamento. Logo, os inventariantes devem se atentar para os seguintes casos:

I – Quando se tratar de bem da UFU: Caso o bem tenha apenas perdido a etiqueta patrimonial, os inventariantes deverão entrar em contato com a Divisão de Patrimônio para que a remarcação seja feita;

II – Quando se tratar de bens de terceiros, inclusive fundações ou órgãos de fomento: deverão os responsáveis solicitar aos proprietários que façam cessão de uso ou a doação do bem para UFU, sejam os proprietários órgãos de fomento à pesquisa, as fundações ligadas a Universidade ou mesmo terceiros (pessoas físicas ou jurídicas). Não sendo feito, deve-se devolver o bem ao proprietário. Em caso de dúvidas a Divisão de Patrimônio deverá ser consultada;

III – Quando o bem não estiver em uso: deverá ser solicitado o recolhimento à Divisão de Patrimônio, por ofício em processo SEI! do tipo “Material: Recolhimento de Material ao Depósito”.

 

       11.Encontrei bens que não estão na listagem patrimonial, qual procedimento adotar?

Os inventariantes deverão consultar o bem no STP (Sistema de Transferência de Bens Patrimoniais), conforme destacado no tutorial. Caso o bem seja de outra Unidade Acadêmica ou Órgão Administrativo, um TBP (Transferência de bem patrimonial) deverá ser solicitado ou o equipamento deverá ser devolvido para a origem.

Nos casos em que o bem estiver com status baixado no sistema STP a unidade deverá encaminhar ofício para a DIPAT solicitando a regularização do bem.

Se os bens forem das Fundações ligadas à UFU, deverão os responsáveis solicitar aos proprietários que façam uma cessão de uso ou a doação do bem para UFU, ou o bem deve ser restituído ao proprietário.

Caso a situação não seja regularizada, os inventariantes deverão preencher o Relatório de Regularização Patrimonial (documento SEI) - Bens não existentes na listagem patrimonial e localizados fisicamente.

Em caso de dúvidas, a Divisão de Patrimônio deverá ser consultada.

 

     12.Não encontrei bens que estão na listagem, mas não consigo finalizar o TBP de transferência para o local de não encontrados, qual procedimento adotar?

É provável que esses bens foram adquiridos por meio de convênios com órgãos de fomento à pesquisa, fundações ligadas à Universidade ou mesmo terceiros (pessoas físicas ou jurídicas) e foram cedidos à UFU. Como os bens têm propósito específico, os mesmos não podem ser movidos para outros setores. Portanto, caso o bem não seja encontrado e precise ser movido para o local de “Bens não encontrados no levantamento físico”, os inventariantes deverão solicitar à Divisão de Patrimônio essa alteração.

    

     13.No sistema STP, quando consulto determinado bem, estão aparecendo registros repetidos do mesmo bem(exemplo abaixo). Por que isso acontece? Qual deles devo considerar?

 Esses bens estão cedidos para UFU de forma temporária. Até o final de 2019 eles eram classificados em determinada conta contábil, mas ocorreram mudanças na legislação contábil e foram necessárias adequações nas classificações de contas desses bens a partir de janeiro. Então ficaram visíveis os registros da antiga conta contábil e da atual. Infelizmente o sistema não conseguiu manter somente o atual. Para efeito de controle patrimonial e inventário, deve-se sempre considerar o registro com data de aquisição mais recente.     

 

    14.Porque o inventário UFU 2020 é tratado como eventual?

O inventário eventual é realizado em qualquer época, por iniciativa da Comissão de Inventário Físico de Bens Patrimoniais Móveis da Universidade Federal de Uberlândia, sob a presidência da PROPLAD, ou por iniciativa dos dirigentes das Unidades Acadêmicas e Órgãos Administrativos. O inventário eventual de 2020 se deve ao fato da necessidade de migração do sistema de controle patrimonial da Universidade para o sistema integrado proposto pelo Governo Federal, o SIADS (Sistema Integrado de Administração de Serviços).

 

   15.O que é o SIADS?

SIADS é uma solução desenvolvida pelo Serpro para o Ministério da Fazenda, sob gestão da Secretaria do Tesouro Nacional, que possibilita aos órgãos da Administração Pública Federal um controle completo e efetivo de seus estoques de materiais, bens patrimoniais e serviços de transporte.

O sistema permite o controle permanente de depreciação dos bens, viabiliza a realização de inventário eletrônico em plataforma mobile e amplia a automação do registro contábil, ao possibilitar que o ato e fato das ações administrativas sejam registrados no SIAFI (Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal) em tempo real, por meio do SIADS.

O SIADS está aderente à Lei nº 4.320/64, que estabelece as normas de controle de orçamentos e balanços, ao Decreto nº 9.373/18, que regulamenta a movimentação e desfazimento de materiais, à IN nº 205/88, que trata de gestão de materiais e ao Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (MCASP).

 

   16.Quais as implicações para quem não realizar o inventário no prazo estabelecido?

O servidor poderá incorrer em falta funcional, pois estará contrariando determinação da Resolução 02/2012 do CONDIR. Além do mais, perderá a oportunidade de regularizar a situação dos bens que estão sob sua responsabilidade, tendo em vista a obsolescência de alguns deles, descartados sem o devido registro, bem como a regularização daqueles bens que constam no registro patrimonial, mas que já não existem mais no âmbito da Universidade. Portanto, o servidor detentor da carga patrimonial acabará levando os registros inexatos para o SIADS.

 

  17.Qual a legislação aplicável ao inventário?

 

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